一、进货类单据（核心：对账核价、合规备查）

1. 采购送货单

用途：每次从农批市场、供应商拿货时，作为进货凭证，用于核对数量、单价，防止短斤少两、价格不符。

核心内容：日期、供应商名称及联系方式、菜品品名、规格（斤/公斤、等级）、数量、单价、金额、合计金额、供应商签字、采购人员签字。

注意：优先索要纸质单据，电子单据需截图存档，标注采购日期和供应商，避免后期对账无依据。

2. 供应商对账月结单

用途：与长期合作的批发商、产地供应商对账，明确月度进货总金额，避免欠款、漏算纠纷。

核心内容：对账月份、供应商名称、当月每次进货明细（对应采购送货单编号、日期、品名、金额）、当月进货总金额、已付款金额、未付款金额、双方签字/盖章确认。

注意：每月月底核对，确认无误后双方留存，作为月结付款的核心依据。

3. 农残检测报告单

用途：应付食品安全监管检查，给食堂、机关单位等客户备查，证明食材安全合规。

核心内容：检测日期、检测菜品名称、检测项目（农残快检/第三方检测）、检测结果、检测人员、检测机构（第三方需加盖公章）。

注意：每日抽检后留存记录，第三方检测报告按季度更新，统一归档，避免食安合规风险。

4. 采购付款凭证

用途：记录采购付款情况，用于记账、查账、报税，明确付款金额、时间、对应供应商。

核心内容：付款日期、供应商名称、付款金额、付款方式（微信/支付宝/银行转账）、付款截图/收据/发票、经手人签字。

注意：转账截图需保留完整（含收款方信息、金额、日期），发票需合规开具，按月份归档。

二、给客户配送类单据（核心：收款对账、避免扯皮）

1. 每日配送送货单（最重要）

用途：每笔配送业务的核心凭证，证明已按约定送达食材，是收款、对账、维权的唯一依据。

核心内容：日期、客户名称及地址、菜品品名、规格、数量、单价、金额、合计金额、送货人签字、收货人签字（或盖章）。

注意：必须让客户当场签字/盖章确认，无签字的单据视为无效；每一家客户每天单独开具，避免混单。

2. 客户月度对账单

用途：按月汇总客户配送明细，与客户核对当月欠款金额，作为月结收款的依据。

核心内容：对账月份、客户名称、当月每日配送明细（对应送货单编号、日期、金额）、当月配送总金额、已收款金额、未收款金额、客户核对意见、客户签字/盖章确认。

注意：每月5号前发给客户核对，确认无误后留存，避免后期欠款纠纷。

3. 报价单

用途：新客户合作、价格调整、季度定价时使用，明确双方约定的菜品价格，防止随意压价、乱改价。

核心内容：报价日期、客户名称、菜品品名、规格、单价、配送规则（配送时间、范围）、调价说明、报价有效期、我方签字/盖章、客户确认签字/盖章。

注意：报价单需双方确认留存，调价时需重新出具，避免口头约定引发价格纠纷。

4. 调价通知单

用途：食材价格因季节、供需、运输等因素大涨大跌时，用于告知客户价格调整，明确调整标准，避免客户不认账。

核心内容：通知日期、客户名称、调价生效时间、调整菜品明细（品名、旧单价、新单价）、调价原因、我方签字/盖章、客户确认签字。

注意：提前1-2天通知客户，客户确认后再执行调价，未确认的情况下不得擅自调整价格。

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